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 「なかま流ルール」
 


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「働き方改革」実現のための3つの課題解決には
ルールとモラルを分離し、ルールのシステム化が重要

 





国を挙げた「働き方改革」の取り組みが始まっています。長時間労働の廃止、同一労働同一賃金、賃金の引上げなど、企業規模を問わず改革が求められています。

日本の生産性が先進国の中で一番低いことや、労働力人口の減少が間近に迫っている国の台所事情があるからです。

要するに生産性を高めなさいと言うことです。そこで、国はIT活用支援に補助金や助成金を出したりして本腰を上げています。

しかし、テレワークや在宅勤務による効果などは話題となりますが、生産性の上げ方についてはあまり話題になりません。

弊社は、長年 “時間“をテーマに自社商品を開発しサービスをしてきました。
そこで分かったことが、業種を問わず、生産性を大きく低下させる共通する原因が、ルールとモラルの混同運用です。順守すべきルールまでも個人のモラルに依存しているために、ルールの徹底ができずに無駄な時間が使われています。

例えば、暗号化すべきメールが、面倒だとか、重要度の解釈の違いなどで守られずに情報が流出した。また、お客様情報や提案書や見積書は全社で共有するルールがあるのに決められた保存場所に登録しないために、探し事を増やし、作業ミスや重複作業を作り出すといった、無意識に仕事の中で無駄な時間が使われています。

職場にはルールもモラルもどちらも大切です。
赤信号は「止まれ」がルールですが、車が通らない所で赤信号を守ることが賢いとは言えません。ルールがモラルですべて正しく運用されるのが理想かもしれません。しかし、価値観の異なる個人に依存する以上、悪いと分かっていても守らない場合もあれば、正しいと解釈しても悪い結果となる場合があります。

大切なことは、どうしても守って欲しいルールは、本人のモラルに依存するのではなく、システム化して意識しないでも守られる仕組みとすべきです。
一方、ルールが守られる仕組みがあれば、仕事の時間や場所は、個人の意思を尊重するモラルでの運用が可能となります。

システム化による生産性向上は、生産現場では当たり前のように活用されてきた手法です。日常業務でもルールをシステム化することで、ミスを減らして作業効率を高めることができます。

「働き方改革」は、こうした環境が整ってはじめて実現するものです。
目的は生産性を高めることです。




システム化した「なかま流」12のルールとは

■なかま流ルール1
●全情報は一元管理

このルールは、生産性向上を目的とした「働き方改革」を実現する上でもっとも重要なルールです。
@情報を組織の資産としてフル活用するため
A情報の流失/漏えいを抑制するため

一つのプラットフォームで、日常業務に必要なすべての機能を、安全に運用するために欠かせないルールです。

作業効率の他、コストの削減にも大きな効果を発揮します。

仕事情報のすべてを一つに集約することに大きな意味があります。

何よりも、資産である自社のデータが、再利用など自社で自由に活用できなければ話になりません。

ここには 例外を許さない強い経営判断が必要です。
働き方に自由度を高めるには、こうしたルールが不可欠です。

働く側にも経営者側にとっても、有益な環境を構築するための基本となるルールです。






■なかま流ルール2
●全作業はプロジェクト化

このルールの目的は2つです。
@あらゆる場面での探し事の作業効率を高めるため
Aプロジェクトごとに使われた時間を自動集計するため

プロジェクトと言うと大げさに聞こえますが、「何時/誰が/何処で/何を」の「何を」に当たるもので、仕事をする上でもっとも身近で重要な情報です。

例えば、A商品を販売する仕事なら「A商品販売」、その開発が仕事なら「A商品開発」がプロジェクトです。また、経理などの定型業務なら「経理業務」とし、地域ボランティアの参加なら「地域行事」又は「地域ボランティア」とし、私的なことなら「私的行事」をプロジェクトとします。

こうして仕事をプロジェクト化して他の情報(予定/報告/受信メール)と連携することで、探し事の時間を大きく短縮できます。






■なかま流ルール3
●顧客情報はグルーピング化


このルールは、
@目的でお客様情報を素早く取り出すため
Aお客様へのメールFAXの誤送信を防止するため

お客様の管理は、仕事をする上でプロジェクトの次に重要な関連情報です。

同じお客様でも、商品ごとに、所管するグループごとに、又は、請求方法ごとに、といった目的別に取り出したい。
しかしどこから取り出しても元は同じでなければなりません。二元管理になると作業効率はガタ落ちします。

管理グループは必要に応じて簡単に作成し、そこにお客様を簡単に移動や複写を可能とし、必要が無くなったらすぐに解消できる仕組みが重要です。






■なかま流ルール4
●スケジュール毎の一行報告


このルールは、
@リアルタイムな報告を可能とするため
A報告に対する早い対応を可能とするため

報告の目的は、活動結果に対して早い対応を可能とするためです。
言うまでもなく、ミスを未然に防止したり、機会の拡大や損失を最小とするためです。
重要なことは「悪い情報」程早く上司に伝わる仕組みです。 

そ のためにはタイムリーな報告でなければ意味がありません。
それには、何処からでも簡単に報告ができて、上司もそれに簡単に応えられる仕組みが必要です。

こうした計画に対する1対1の報告は、小さな報告の積み重ねが、全体を把握する上で大きな成果となった事例は沢山報告されています。
タイムリー性のない報告は記録でしかありません。






■なかま流ルール5
●非登録先への連絡禁止


このルールは、
@お客様や取引先情報の共有化を徹底するため

営業に限らず、社員が活動の中で交わした名刺情報は、会社の大切な資産です。

こうした大切な情報が、営業マンの机の中に埋もれているケースは少なくありません。
登録が面倒なためについついそのままになってしまう。

しかしそのお客様へメールやFAXを送ろうとする場合、必ず会社名やお名前やメールアドレスやFAX番号を入力します。その時点で登録を可能にする仕組みが必要です。

この場合、社内とはいえ、すべてを共有するのは困る。といった声が上がります。その場合は、「My名刺」に登録し、他からは見えなくする管理も必要です。

しかし、仕事情報としてすべてが一元管理されていることには変わりはありません。






■なかま流ルール6
●社内連絡はメッセのみ


このルールは、
@社内間のコミュニケーション情報の安全性を確保するため

仕事上のやり取りで一番多いのが社内間です。しかし、一般的には社内間の通知連絡にもメールが使われています。
社内間の通知連絡には、他に見られては問題となる情報もたくさん含まれています。

メールはハガキと同じで、誰に見られるかわかりません。
そこで、本文や添付ファイルを暗号化するなど、送信時には何かと注意と手間が必要です。

しかし仕事情報のすべてを一元管理することで、そもそも社内間の通知連絡にメールを使う必要はありません。
安全で早いメッセージ(メールサーバーを介さない、社内専用サーバー内だけでの情報交換の仕組み)が可能です。
メッセージでのやり取りなら、たとえ海外であろうと安全に行うことができます。

送信時にメールかメッセージかなどの意識も必要ありません。
送信先が社内であれば、システムが自動でメッセージ送信すればいいことです。






■なかま流ルール7
●資料は上書きせずカテゴリ管理
 

このルールは、
@保存ミスによる大切なファイルを壊さないため
A目的の最新ファイルが容易に取り出せるため

うっかりミスで大切なファイルを壊したりすることを防止し、常に最新が上に来る管理で取り出しを容易にする仕組みが必要です。

ファイル管理も従来のフォルダー管理ではなかなか一元管理が難しく複数のフォルダーに保存してしまうケースは少なくありません。

仕事上の情報は、ファイルごとに管理するより、複数のファイルを束ねて、一つのコンテンツとして管理とする方が容易に取り出せる利点があります。

ミスなく書き込めて、容易に探せる仕組みが、情報の共有率と作業効率を高めることになります。



 



■なかま流ルール8
●全情報は「受信」と「送信」に集約


このルールは、
@通知連絡の作業効率を高めるため
A見落としを減らすため
BFAXをメール感覚で送信可能とするため

ビジネスにおいてまだまだ無くせないのがFAXです。

そのFAXを含め、社内だろうが社外だろうが、入ってくる情報はすべて「受信」に、出る情報はすべて「送信」に集約します。

これにより、様々な機能を使い分ける必要が無くなります。

また大切なお客様からの情報の見落としも少なくなります。

受信情報には、メール/FAX/メッセージの他、伝言メモから稟議書等の承認依頼、作業報告から会議室による投稿記事の通知までがすべて「受信一覧」から情報を得ることができます。



 



■なかま流ルール9
●社外メールは添付ファイルを禁止


このルールは、
@メール送信で相手にデータを安全に確実に渡すため

お客様や取引先とのメールのやり取りでは、添付するファイルを暗号化したり、添付ファイルが大きすぎて送れなかったりと、何かと注意と手間を必要とします。

仕事情報の一元管理やファイルのコンテンツ管理を行うことで、外部へのメール送信でも、ファイルそのものを添付しなくても、ファイルの在り場所だけを相手に伝えることができます。

これにより暗号化の手間もなく、大量のデータを一度に渡すことが可能になります。






■なかま流ルール10
●時間分析必須


このルールは、
@仕事で使われた時間を様々な角度で把握するため
A時間分析から仕事の改善に結びつけるため

ルールと言っても、システム上のルールで、利用者がこのために何か行う作業はありません。

こうしたことを可能とするのも、仕事情報の一元化が前提となっているからです。

これは日常のスケジュールと報告情報をもとに、期初から前日までのデータを自動集計します。

その結果、組織全体で売上に関連して使われた時間や、非売上関連の間接業務に使われた時間などが一目で確認できます。

また、プロジェクト別、部門別、お客様別に使われた時間や、そこに含まれる時間外労働時間の割合、他にも移動時間の割合や、報告の速さや、報告に対する上司の確認の速さ、悪い情報の数やその内容なども瞬時に見ることができ、業務改善のための気付き情報として活用できます。






■なかま流ルール11
●営業の経緯情報の徹底


このルールは、
@お客様との関係確認作業の効率を高めるため
A担当者の急な退職や入院にも素早く後任者に業務を引継ぐため

日常の仕事で以外に多いのが、お客様との関係の確認です。

例えば、お客様から受信したメールで、直前にどんなやり取りがあったのか、どんな資料又は見積書を提出していたのか、訪問したのは何時だったのか。といった確認です。

これは、担当者の急な退職や入院にも、後任者にお客様との関係をスムースに業務移行する場合にも力を発揮します。

「経緯情報」は、受信メールに限らず、お客様情報やスケジュールの訪問予定からでも、容易に確認できることが重要です。






■なかま流ルール12
●情報連携をともなう機能追加
 
このルールは、
@お客様との関係確認作業の効率を高めるため
A担当者の急な退職や入院にも素早く後任者に業務を引継ぐため

日常の仕事で以外に多いのが、お客様との関係の確認です。

例えば、お客様から受信したメールで、直前にどんなやり取りがあったのか、
どんな資料又は見積書を提出していたのか、訪問したのは何時だったのか。といった確認です。

これは、担当者の急な退職や入院にも、後任者にお客様との関係をスムースに業務移行することができます。

「経緯情報」は、受信メールに限らず、お客様情報やスケジュールの訪問予定からでも、容易に確認できることが重要です。





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